Os escritórios contábeis estão buscando cada vez mais pela modernização de seus processos, visando oferecer um serviço melhor para seus clientes, mas você sabe todos os benefícios que a tecnologia da informação para contadores oferece?
Se você quer saber mais sobre isso, traremos nesse artigo alguns exemplos do que ela pode fazer, como implantar e tirar o melhor proveito delas. Confira!
Sobre tecnologia da informação
Antes de falar sobre o uso da tecnologia da informação para contadores, precisamos entender de forma mais ampla o que ela significa de modo geral.
A tecnologia da informação, ou apenas TI, faz parte do nosso dia a dia, principalmente das empresas, ajudando no desenvolvimento de soluções tecnológicas e seguras, tais como softwares, sistemas e aplicativos, que visam melhorar controles, processos, gestão e fluxo de trabalhos.
Devido a importância da área, ela se divide em três setores: Infraestrutura, desenvolvimento e banco de dados. Conta também com um grupo de profissionais especializados, tais como Desenvolvedores, Programadores, Técnicos para Suporte e Testers.
Contribuição da tecnologia da informação para contadores
Selecionamos alguns exemplos de como a tecnologia da informação contribui com a melhoria da área contábil.
– Software para processamento de dados, tais como cálculos e folhas de pagamento;
- Software para geração de guias;
- Sistemas quee automatizam funções operacionais, tais como, monitoramento fiscal e cálculo tributário;
- Sistemas para importação de dados, tais como, captação automática de informações do contribuinte na Receita Federal (e-CAC);
- Aplicativos para gestão de crédito;
- Softwares de integração do sistema financeiro do cliente com o sistema contábil.
Cada uma dessas soluções tecnológicas proporcionam um benefício diferenciado, no entanto, todas elas ajudam a melhorar as atividades e geram possibilidades de crescimento das empresas. Entenda melhor, no tópico a seguir.
Benefícios da tecnologia da informação para contadores
Por algum tempo, muitos profissionais da área contábil acreditavam que a tecnologia poderia prejudicar seus postos de trabalho, no entanto, já está perceptível que a principal função das soluções tecnológicas é contribuir com a melhoria dos processos.
Dentre os principais benefícios identificados, destacamos:
- Agilidade aos processos
- Redução de custos
- Melhoria na produtividade
- Segurança e qualidade na informação
- Redução de falhas operacionais
De maneira geral, podemos dizer a tecnologia da informação para contadores ajuda-os eliminando as tarefas operacionais e dando mais tempo para que os profissionais se dediquem as funções analíticas e consultivas.
Com isso, o cliente final também percebe uma melhora significativa na prestação do serviço, aumentando a confiança, despertando o interesse por novos produtos e estreitando relacionamentos.
Aumente sua oferta de serviços
Muitas contabilidades, que adotam a tecnologia da informação, também conseguem aumentar a sua oferta de serviços, pois a partir do momento que reduzem as tarefas operacionais, conseguem agregar outras funções essenciais aos clientes.
Aumentando o portfólio de serviços, também é possível conquistar novos clientes. Muitas empresas preferem unificar o atendimento num único fornecedor, pois é mais ágil manter comunicação apenas entre duas empresas, do que estabelecer relacionamento com vários fornecedores. .
Como mostrar aos clientes que a minha contabilidade faz uso da tecnologia da informação?
Algumas contabilidades passam por um problema em comum, elas percebem que a tecnologia da informação para contadores contribui muito para a melhoria na qualidade de seus serviços, implanta as principais delas, mas não consegue aumentar a carteira de clientes e nem fazer com que os atuais compreendam os benefícios do investimento realizado. Nesse caso, a falha não está na tecnologia, mas sim na falta de comunicação com o cliente.
Veja o que pode ser feito para evitar esse problema:
– Notifique seus clientes por e-mail
Utilizar o e-mail marketing é muito importante para manter seus clientes atualizados das novidades. Sempre que houver alguma atualização importante, compartilhe com eles e apresente os benefícios.
Procure enviar e-mail de forma direta e personalizada, pois isso aumenta o interesse do cliente. Para facilitar esse processo você também pode contar com sistemas que automatiza o disparo de e-mail.
– Mantenha seu site atualizado
Assim que implantar um novo serviço, atualize seu site, inserindo claramente as informações. Tenha uma página exclusiva para cada serviço prestado.
– Crie um blog no seu site
Com o blog você poderá produzir artigos diversos, mantendo seu público sempre atualizado das novidades que ocorrem na empresa. Compartilhe cada novidade e demonstre com exemplos como essa inovação o beneficiará
O blog é muito interessante, pois além de chegar até os clientes, também consegue captar novos. Quando bem produzido, o texto poderá aparecer nas primeiras páginas dos buscadores, melhorando sua visibilidade e permitindo que mais empresas em potenciais conheçam o seu serviço.
– Crie uma lista de transmissão no WhatsApp
Assim como o e-mail, o WhatsApp é uma forma de comunicar o seu cliente das suas novidades. Esse canal é muito bom pois te permite o contato direto e objetivo, com o seu cliente atual.
Nesse caso o principal cuidado é não ser excessivo no contato e procure sempre pedir autorização prévia para usar esse meio, antes de começar a interagir.
Observe também que sugerir lista de transmissão, não Grupos. A lista de transmissão te permite enviar a mensagem para várias pessoas simultaneamente, no entanto, elas não interagem entre si, tornando o contato muito pessoal.
– Mantenha suas redes sociais ativas
Sempre que houver uma novidade, post nas suas redes sociais. Muita mais do que canais de interação entre amigos, as redes sociais se tornaram uma importante ferramenta para as empresas demonstrarem seus valores e diferenciais. Além disso, é uma plataforma importante para interação e compartilhamento de dados.
Como mostrar para minha equipe que tecnologia da informação não roubará o trabalho dela?
Na fase de implantação de novas tecnologias é fundamental ter a aceitação da equipe, pois afinal serão eles que vão usar as soluções diariamente.
Indicaremos a seguir 5 atitudes que você deve tomar para melhorar a aceitação do time, quanto as adoção de nova tecnologia para contadores:
– Procure envolver sua equipe, desde o início do processo;
– Peça para eles experimentem a ferramenta, antes de adquiri-la. Muitos sistemas permitem teste grátis por alguns dias;
– Compartilhe seus objetivos estratégicos, mostre os benefícios que a tecnologia trará para todos;
– Invista numa campanha para desenvolvido dos profissionais, ofereça cursos de aperfeiçoamento contínuo, principalmente com foco analítico e consultivo;
– Mostre como as soluções tecnológicas também contribuem com o bem estar, reduzindo estresso e excesso de trabalho operacional.
Como escolher a melhor tecnologia para o meu escritório
Como vimos, existem inúmeras soluções tecnológicas a disposição dos contadores e nem sempre é possível adquirir todas de uma só vez. Para decidir qual implantar primeiro, você deve levar em consideração dois fatores:
– Qual atividade operacional que mais demanda tempo da minha equipe?
– Como posso agregar mais valor aos serviços prestados aos meus clientes?
Como base nessas duas informações, você poderá optar pela tecnologia que ajudará a resolver o seu problema imediato. Para descobrir essas informações, realize pesquisa com a equipe de trabalho e com os clientes atuais.
Fique de olho na concorrência e nos líderes de mercado
Observar a concorrência e os líderes de mercado é outra forma de decidir qual tecnologia da informação é mais relevante para o seu negócio.
Procure pesquisar quais clientes seus concorrentes atendem, os principais serviços prestados por eles e a estrutura da empresa. Com essas informações já é possível ter um panorama se eles contam ou não com a tecnologia para dar agilidade a seus trabalhos.
Comece hoje mesmo a usar a tecnologia da informação a seu favor
Como apresentado, a tecnologia da informação para contadores ajuda em muitos aspectos, mas para isso você precisa escolher as soluções certas para o seu negócio e compartilhar dos benefícios delas com sua equipe e seus clientes.
Esperamos que esse artigo possa te ajudar. Aproveitamos também para te fazer um convite, caso queira experimentar um sistema contábil que faz monitoria e gerenciamento da situação fiscal no e-CAC da Receita Federal, clicando aqui você ganhará um teste grátis de 7 dias. Esperamos que aceite, pois vale muito a pena a experiência!
